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廊坊市民政局机关公文处理办法

  • 2014年12月26日
  • 廊坊市民政局
    为进一步加强机关公文管理,规范公文制定与流转程序,提高公文制发效率、质量与水平,减少公文制发数量,制定本办法。
第一章  总  则
第一条  本办法依据《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》、《党政机关公文格式》及省、市政府关于公文处理的政策、法规有关规定制定。
第二条  本办法所称机关公文是指党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书,是传达贯彻党和国家方针政策,公布法规和规章,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告、通报和交流情况等的重要工具。
第三条  机关公文处理应当遵循实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的基本原则。
第四条  机关公文处理应当符合党政机关公文格式有关规定,维护机关公文的严谨性、规范性和严肃性。
第二章  公文种类
第五条  根据民政职能履行情况,适用于本机关的公文种类主要有:
(一)决定。适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
(二)公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
(三)通告。适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
(四)通知。适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行地事项、任免人员。
(五)通报。适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
(六)报告。适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。
(七)请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
(八)批复。适用于答复下级机关的请示事项。
(九)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(十)函。适用于不相隶属机关之间商洽工作,问询和答复问题,请求批准和答复审批事项。
(十一)会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第六条  条例、规定、规则、办法等属于行政法律、法规和部门规章;总结、汇报、方案等属于行政机关一般性文书,
第七条  本机关公文适用于上述11种公文种类。部门规章和一般性文书在发布时,一般以通知予以制发。
第八条  不依据机关公文种类制发的文件不具备法律所赋予的特定效力,不属于规范性文件管理范畴,不具备执行上的约定行与强制性。
第三章  公文格式
第九条  机关公文格式应严格遵循和执行《党政机关公文格式国家标准》(GB/T9704—2012)有关规定。
第十条  机关公文一般由发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。其中,涉密类公文应标注份数号。
第十一条  起草规则。
(一)公文数字包括汉语数字和阿拉伯数字两种,汉语数字层级关系为:第一层“一”、第二层“(一)”、第三层“1”、第四层“(1)”,数字不越级使用。
(二)成文日期使用阿拉伯数字,如“2011年5月5日”。
(三)公文中的数字,除部分机构层次顺序和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素使用的数字必须使用汉语数字外,其它的应当使用阿拉伯数字。
(四)成文日期。公文中的成文日期一律使用全称,如,“2008年5月4日”,不得使用“08年5月4日”等简略用语。
(五)公文文字格式。行政公文标题应使用二号新宋体或者二号宋体加黑、第一层级标题应使用三号黑体、第二层级标题应使用三号楷体、公文主要内容应使用三号仿宋体。
第十二条  标注规则。属于涉密类文件,在印发前应在公文左上角标注秘密等级(“绝密”、“机密”、“秘密”);需紧急制发的,在密级后,标注紧急程度(“特提”、“特急”、“加急”、“平急”),中间用“★”号间隔。报送上级机关的公文,“发文字号”位于公文左上角,右上角注明“签发人”。向市委、市政府报送的公文,应在成文日期下标注拟稿人姓名和联系电话。
第十三条  文尾规则。公告、批复、通报、通告、请示、报告等在成文最后应加注“结束语”,公告类结束语为“给予公告”;批复类结束语为“此复”或“特此批复”;通报类结束语为“特此通报”;通告类结束语为“特此通告”;请示类结束语为“当否,请批示”或“妥否,请批复”;报告类结束语为“特此报告”或“以上报告请审阅”。如果附带“附件”,正文末尾应注明附件名称,附件左上角应标注“附件”字样;多个附件,用“附件1”、“附件2”给予区分。
第十四条  页面设置规则。公文应具备规范性、标准化的页面设置,以维护公文的美观。公文页边与版心尺寸标准为:公文用纸天头(上百边)为:37mm±1mm;公文用纸订口(左白边)为:28mm±1mm;版心尺寸为:156mm×225mm(不含页码),每页22行(固定值30磅),每行28字。页码应用“对齐方式‘外侧’”和“标注格式‘—1—’”进行设置。
第十五条  机关公文由办公室统一负责印制,印制应符合GB/T9704—2012有关规定。各科室、单位未经办公室同意,不得私自印制公文。
第四章  行文规则
第十六条  机关行文应当本着精简高效、讲求实效的原则,注重针对性和可操作性。确有必要的公文应予以制发,可发可不发的公文,应根据工作需要进行分析,照搬照抄照转上级来文的公文,原则上一律不发。
第十七条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文,特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的机关。
第十八条  向市委、市政府及省民政厅等上级机关行文,应当遵循以下规则:
(一)原则上只主送一个上级机关,根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关,不抄送下级机关。
(二)向省民政厅请示、报告重大事项,如灾害灾情、突发性公共事件、安全管理事件等,应当经市委、市政府同意;属于部门职权范围内的事项可直接报送省民政厅。
(三)各县(市、区)民政部门的请示事项,如需以本机关名义向省民政厅进行请示,应当提出倾向性意见后上报,不得原文转报。
(四)除领导直接交办的事项外,“请示”、“意见”和“报告”不得直接报送上级领导机关领导者个人。虽由领导交办但内容涉及全局性工作或2名以上领导分工的事项,应按公文处理程序报送。
第十九条  向各县(市、区)民政部门、局下属各事业单位等下级机关行文,应当遵循以下规则:
(一)主送受理机关,根据需要抄送相关机关。
(二)各科室、单位根据局有关议事规则审议通过或者局领导授权,可以向下级机关行文,发布指令性公文或者在公文中向下级机关提出指令性要求,需履行公文审批程序后方可行文,文中须注明已经“某某会议研究通过”或者已经局领导审阅同意。
(三)涉及多个业务职权范围内的事务,各相关科室、单位之间未协商一致的,不得向下行文。
第二十条 涉及同级党政机关职权范围内的事务,与其他同级机关必要时可以联合行文。内设机构不得以科室、单位的名义对外正式行文。
第五章  公文办理
第二十一条  公文办理分为收文和发文。收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、拟办、分发、承办、催办、查办等程序。发文办理指制发公文的过程,包括草拟、审核、呈送、签发、复核、缮印(校对)、分发、立卷(归档)等程序。
第二十二条  收文办理。
(一)签收。坚持“专人签收,程序流转”的原则,所有外来收文一律由办公室负责签收。
(二)登记。办公室负责对来文进行登记,登记内容包括来文单位、来文文号、来文标题、成文日期、来文日期、登记人等。如有密级及紧急程度等,应做出特殊标注。要逐步建立电子化的登记管理台账,以便于查找检索。
(三)拟办。办公室根据来文内容及要求,提出初步拟办意见,并附上公文处理笺。特殊情况下,也可由局领导直接提出拟办意见。
(三)分发。办公室根据拟办意见,按照公文批转程序,将收文送局领导阅批。其中,一般的传阅件、呈批件,按照“自下而上”顺序,将收文分别送局长、分管局长、科室(单位)阅签。对需要办理的公文,局长、分管局长应提出明确的办理意见。如遇急需办理的紧急重要公文,在局领导不在岗的情况下,可直接将公文交由相关科室(单位)进行办理,并电话请示局领导,先办理后补签,接听领导电话的工作人员要做好电话记录。
(四)承办。办公室根据局领导批办意见,及时将有关来文及领导批办意见转交相关科室、单位办理。需科室及时办理的重要急办件,在送局领导阅批的同时,应将收文复印件或有关事项及时送达、告知相关科室,提前做好办文准备。公文呈递人员根据领导在岗情况,及时调整公文传阅顺序。
(五)催办。对需在规定时间内办复的公文,办公室要适时进行督促催办,以防积压和延误。
(六)查办。建立督查督办制度,办公室定期对局领导交派的公文办理事项进行督查、督办。对于公文办理拖延的,要督促其加快办理进程,并向分管局长、局长做出解释说明。
第二十三条  发文办理。
(一)草拟。凡以廊坊市民政局名义发文,或其它不正式行文的报告、请示、决定、通知、通报、函、意见等,一般应本着“谁主办、谁拟稿”的原则由主办科室(单位)草拟。涉及多个业务的行文,一般应由牵头科室(单位)综合其他科室(单位)意见,牵头草拟;重要规范性文件、全局性、综合性重要文稿,应由相关科室(单位)书面提供拟定意见,由政策法规和信息中心或者办公室牵头草拟。
(二)审核。科室(单位)主要负责人要对本科室(单位)拟定文稿认真审核把关,确保文稿的公文格式、行文规则、语言逻辑、文字表述准确无误,并附上正规的《文稿审批笺》,注明公文标题、主送单位、拟稿单位、拟搞人、交稿时间、机密程度等要素。未附带《文稿审批笺》的文稿一律不得呈报局领导审阅。有关文稿,审阅领导要签署明确的发文意见。重要规范性文件应在呈送局长前,报政策法规和信息中心进行合法性前置审核,政策法规和信息中心应出具明确审核意见。
(三)呈送。公文应先呈送分管领导审阅。需由局长签发的,由文稿拟定科室(单位)将公文送办公室,由办公室统一报送局长审阅,科室(单位)不得直接向局长呈送文稿。有关文稿呈送时需一并附带文稿起草说明(规范性文件)或文稿拟定有关依据(含上级工作要求、有关参阅文件等)及政策法规和信息中心审核意见。
(四)签发。本机关行政公文,由局长、副局长或其他领导班子成员按照职责规定权限予以审核签发,应留足决策和签批时间。已经局党组会议、局长办公会和局务会议审议决定、议定的事项,原则上应留足1个工作日,以形成正式公文;其余文稿呈送签批时间原则上应留足3个工作日。标注“紧急”的公文,应按照其时限要求特殊处理,处理时必须出具相关依据,在送局领导签批时做出具体说明。
(五)复核。文稿经局领导审阅签批后,应送政策法规和信息中心进行公文制发前置审核。政策法规和信息中心应对文稿内容及公文格式、行为规则等进行复查复核。公文中涉及法律法规内容有待进一步确定和商榷的,应退回承办科室(单位)作出修订或者补充说明。与行文规则不符的,直接退回承办科室(单位)修改、修订。
(六)缮印(校对)。机关正式公文坚持“谁主办、谁校对”的原则,由拟稿主办人员负责。编发文号并登记后,交办公室排版、印制。发文科室(单位)自行装订。张贴的公告性文件,经局领导同意后,可自行张贴。
(七)分发。机关正式公文均由办公室按照发文范围分发。急件应在发送前按时限要求,向发文负责人员做特殊说明。发各县(市、区)和受文单位不在市城区的省、市以上单位,由办公室通过邮政、机要渠道发送。
(八)存档。以“中共廊坊市民政局党组”、“廊坊市民政局”名义正式发文后,应将公文草稿、《文稿审批笺》(含领导审批意见原件)及正式印发的公文(一式两份)交办公室按照文件性质、种类,并根据其相互联系、特征及保存价值分类整理立卷,保证档案的齐全、完整。归档公文案卷应当确定保管期限,按照档案管理部门规定如期向办公室移交,个人不得保存应当归档的公文。无存查价值的公文,经过鉴定和科室负责人批准,可以销毁。销毁秘密公文,应按公文保密要求办理。草拟、修改和签批公文,用笔用墨必须符合存档要求(使用钢笔或毛笔;碳素墨水、蓝黑墨水、墨汁),不得在文稿装订线以外书写。
第二十四条  领导签批范围
(一)局党组书记、局长签发文件:
1、向市委、市政府呈递的请示、报告及需要市委、市政府审议的重要规范性文件;
2、向省民政厅呈递的涉及全局性、综合性及重要事项、重大问题的公文;
3、向各县(市、区)民政部门、局机关各科室及下属事业单位发出的具有指令性要求的重要政策规定、重要工作决议、重要安排部署及涉及全局性的指示、意见、通知、通报、会议纪要等;
4、向同级部门报送的涉及全局性、综合性的重大事项、重要问题及其决议、决定和会签文件;
5、向上级报送的涉及财务管理、人事任免奖惩、工程项目实施等方面的报告、请示及向社会发布的公告、函等;
6、涉及两位以上分管领导分管工作的重要综合性文件;
7、涉及全系统的表彰先进、批评错误的通知、通报等。
(二)其他领导班子成员签发范围:
1、向省民政厅等上级部门报送的涉及分管业务工作,且属一般工作性质的请示、报告等;
2、向各县(市、区)民政部门发出的只涉及分管业务工作的一般性指示、意见、通知、通报等;
3、向同级部门报送的只涉及分管业务工作、且属一般工作性质的请示、意见、函等。
第二十五条  文号管理。文号是指机关公文发文字号,由发文机关代字、发文年份和顺序号组成。根据市委、市政府关于规范党政机关发文管理的有关规定,以“中共廊坊市民政局党组”和“廊坊市民政局”名义制发的行政公文发文字号依次为“廊民党组”(“廊民呈”)、“廊民”、“廊民文”、“廊民发”、“廊民函”、“廊民办”。发文字号应使用规范用法,如“廊民〔2014〕1号”。
(一)“廊民党组”(“廊民呈”):适用于发布涉及党的建设、党风廉政建设及人事任免奖惩等方面的决定、意见、通报、请示等。以局党组名义向市委呈递报告和请示,一律使用“廊民呈”。
(二)“廊民”:文种一般用决定、意见、公告、通报、请示、报告以及印发规定、规则、细则、办法、方案的通知等。
适用于转发民政部、省民政厅、市政府重大精神、重要决议的公文;适用于发布指导全市民政工作的重要决策,对重要事项、重大行动做出安排,对下级机关布置全局性工作,发布系统内针对重要工作自行制定的政策法规,变更或撤销下级机关决定事项的公文;适用于批转各县(市、区)、各科室、单位事关重大、或涉及全局性重要工作的意见或建议的公文;适用于向社会公布重要事项或政策法规的公文。
(三)“廊民文”:文种一般用决定、批复、公告等。适用于向反映情况、提出意见或建议,答复上级机关询问的公文;适用于社会组织登记、变更和注销的有关行政批复;适用于答复下级机关向廊坊市民政局请示的重大事项。
(四)“廊民发”:文种一般用通知、通报。适用于指导某项具体业务工作的一般性、普遍性决策,对专项工作、或某项业务工作做出安排,说明工作活动的具体事项的公文;适用于转发上级机关一般性来文,批转下级机关、隶属部门一般性业务工作的意见或建议;适用于全局性的表彰先进、批评错误和传达重要情况。
(五)“廊民函”:文种一般用函、请示。适用于向下级机关发布非指令性工作要求;适用于与不相隶属机关、同级机关商洽工作,询问、答复问题,请求批准某一事项的公文。
(六)“廊民办”:文种一般用通知、通报、意见、批复、请示、报告。适用于经局领导批准,以办公室名义布置工作、安排任务的公文;适用于转发省民政厅办公室、市政府办公室发文及各科室、单位在全局范围内安排布置某项工作的公文;适用于以办公室名义就机关内部某项工作表彰先进、批评错误,传达有关精神或情况的公文。
第二十六条  以市委、市政府名义制发的公文,应严格履行以下程序:
(一)由科室(单位)草拟公文,并按照审批程序报分管局领导、局长审批;
(二)提交局长办公会或者局务会进行集体研究审议,特殊情况下可由领导班子集体会签;
(三)需要征求有关部门及各县(市、区)意见的,应当先征求有关部门意见,并按照规定填写《征求意见汇总表》;
(四)提交政策法规和信息中心进行合法性前置审核,并出具审核意见;
(五)由科室(单位)撰写文件起草说明和社会风险评估报告。上述材料准备齐全后,送市委、市政府审核,并报市委法规科、市政府法制办进行审核;
(六)公文正式制发后,应将上述前置审核材料,联带正式公文及规范性文件执行效能审查报告等一并归档备案,并统一订卷,移交办公室保管。
第二十七条  各科室、单位应做好机关公文的保密工作,经上级审核确定为密级的文件应由办公室统一保管。个人不得私自传阅、复印,以免造成泄密事件。
第六章  公文管理
第二十八条  应建立健全机关公文管理制度,确保管理严格规范,充分发挥公文作用。
第二十九条  上级制发公文、本机关制发的公文由办公室统一管理。应按照有关保密规定配备工作人员、场所和必要的保管设备、安全保密设备等。属于业务类档案由相关科室(单位)自行保管。
第三十条  公文确定密级后,应立即启动保密管理程序,按照所定密级进行严格管理,绝密级公文应当由专人管理。
第三十一条  已经局领导签批过的公文,不得再行修改。如确需修改,内容无重大变动的,向政策法规和信息中心报告同意后修改;如有实质性修改,应报原签批人复审。
第三十二条  通过新闻媒体及网站或者社会公告等其他形式公开发布的机关公文,必须经局领导批准。经批准公开发布的公文,同机关正式印发的公文具有同等效力。
第三十三条  上级机关的公文,除绝密级和注明不准翻印的以外,根据工作需要,可以由各科室(单位)复印。对其中绝密级以下涉密文件复印要登记备案。公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖单位公章。
第三十四条  科室(单位)合并时,全部公文应当随之合并管理。科室(单位)撤销时,需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交办公室统一管理。
第三十五条  人员调动时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退,并做好涉密文件、资料的清理、登记交接工作,经核查无误,双方签字后,方可办理调动手续。
第三十六条  应定期对公文进行清理。上级、同级及下级来文,符合定期销毁条件及规定的,应及时予以销毁。需要退回的,应按照时限要求及时退回发文单位。
第三十七条  对本机关制定的各类规范性文件,应定期进行清理,原则上每年末,要对全局制发的各类公文进行一次集中清理。由各科室、单位提出公文处理意见,并确定性质(废除、修改)。以市委、市政府名义制发的规范性文件,需在年初提出规范性文件制定计划,并报政策法规和信息中心备案。
第三十八条  公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。
第七章   附  则
第三十九条  机关公文含电子公文,电子公文处理规则一并按其他类型机关公文处理规则执行。
第四十条  本办法由办公室、政策法规和信息中心负责解释。本办法自印发之日起执行。本办法之前机关制定发布的有关公文处理规定、办法自行废除,并停止执行。本办法在执行期间,如国家、省市重新修订、制定了党政机关公文处理办法,按照新规定执行,并适时作出修订、调整。原机关公文管理有关制度、规章自本办法执行之日起,予以废除。
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